電子文件具有明顯不同于傳統紙質文件的特點。北京三維天地科技股份有限公司（簡稱：三維天地）長期專注于檢測檢測行業信息化建設，針對企業管理中的電子文件管理，簡單總結下述幾個日益凸顯的管理痛點。

1. 電子文檔管理制度規范不全

電子文件的設計初衷是快速匯總，快速分發流轉，便于企業負責人能夠快速決策。部分企業直接套用管理紙質檔案的模式進行電子文檔的管理，并未建立一套能有效落地的電子文檔管理制度規范和記錄。管理崗位職責不明確，質量要求跟不上，對于電子文檔的類型、模板缺失細化性說明，進而導致出現了使用效果低，查詢慢，審核慢，溯源難，流轉難控制等現象，使信息質量大幅下降。

2. 電子文件存放分散，存在信息孤島

部分企業的許多重要電子文件的原件被分散到各業務部門自己的信息管理系統中存放與管理，甚至是在各部門各人員的電腦或者移動硬盤、U盤里，雜亂地散落在郵件或聊天記錄里，因此在統一匯總和分發上導致障礙。

如果將各個系統相互集成，將耗費大量成本；如果各部門人工匯總，增加了時間成本，為信息的共享和交互帶來不便，影響到信息傳遞的及時性和有效性。此外遇到人員變動、系統更新時，由于文件分散管理，可能會出現信息丟失，也可能產生幾十上百倍的冗余數據。

3. 電子文件的真實性、溯源難以跟蹤

單純存放在計算機或某種儲存介質中的電子文件（例如txt、word，甚至PDF格式）很容易被修改和復制。

若不制定規范的歸檔制度與防改寫方式，僅是單純轉移到某種存儲介質，那么它的真實性便會受到威脅；當真的需要修改時，又可能產生各種歷史版本，會導致追溯到是誰上傳、誰修改、什么時候發生修改等信息都非常難以管理和查詢。

三維天地文件管理解決方案

電子文件管理應當遵循信息化條件下電子文件形成和利用的規律，堅持規范標準、統一管理、全程管理、便于利用、安全保密的基本原則。

三維天地針對以上文件管理中的各個痛點，提供了文件管理整體解決方案，可全面針對各企業文檔進行管理，解決文件分散紊亂、復用查找效率低、備份困難損壞難還原、修改版本易混淆、交流共享協同不方便等問題。具體可實現以下功能：

1. 文檔管理流程

系統提供各種類型的文檔導入功能，同時系統提供標準的文檔生命流程管理，并配以可自由配置的工作流，使文檔管理制度完善和簡單易用。

2. 文檔分類

系統提供文檔的分類管理，可將企業中涉及到的文檔按類存儲，并可對各個類別實現權限管理、實現快速查閱和權限控制。

3. 文檔追溯

系統中所有電子文檔，都可以查看到電子文件的修改記錄，包含修改時間、修改人、原因和批準的流程；同時，系統也可以看到修改前后的各個版本差異與對比。

數字時代已經到來，不論從政策推動，還是企業內部管理需求、企業降本增效等層面，企業電子文檔的應用與普及已成必然趨勢。

三維天地提供的文件管理整體解決方案，能夠針對企業的具體情況和需求進行個性化定制開發，全面匹配并滿足不同行業的文件管理工作，助力企業和機構電子文檔管理的規范化與創新。

免責聲明：市場有風險，選擇需謹慎！此文僅供參考，不作買賣依據。